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Wie du mit der beliebtesten App im Bereich Produktivität, Organisation und Notizen dein Lernen, dein Arbeiten und dein gesamtes Leben genial vereinfachen kannst, schauen wir uns in diesem Video an.

Bei Notion handelt es sich um einen sogenannten All-in-one Workspace, der von Einzelpersonen ebenso genutzt werden kann wie von ganzen Teams. Notion ist auf allen Plattformen mit einem kostenlosen Tarif verfügbar. Die App gibt es für Android, iOS, Windows und Mac und du kannst deinen Workspace auch direkt im Web benutzen.

Besonders überzeugend ist aber die Flexibilität und die Vielzahl der Funktionen, wodurch es für sämtliche Aufgaben und Arbeiten clever eingesetzt werden kann. Notion kann zum Schreiben, Planen und Organisieren verwendet werden. Auf den ersten Blick wirkt Notion dadurch etwas unübersichtlich und kompliziert. Es lohnt sich aber dennoch, sich genauer mit der Notion App zu befassen. Mit diesem Video werden wir dir den Einstieg bei Notion vereinfachen. Wir zeigen dir, wie du ein eigenes Dashboard – also eine Art Startseite bzw. Projektübersicht – erstellst. Dabei wirst du die wichtigsten Funktionen und das Prinzip von Notion kennenlernen.

Das Dashboard ist die Grundlage für alle Arbeiten in Notion und im Grunde deine Startseite. Du siehst am linken Rand dein Workspace und kannst neue Seiten hinzufügen und in einer Ordnerstruktur organisieren. Für die Erstellung eines Dashboards oder auch einer Seite nutzt man in Notion sogenannte Blöcke. Das können alle möglichen Inhalte sein wie z.B. Überschriften, Texte, Bilder, To-do-Listen, Tabellen und andere Datenbanken, Zitate usw. Diese Blöcke kannst du quasi wie bei Lego beliebig zusammensetzen, um dann dein für dich und deine Ziele perfektes Dashboard zu kreieren. Ein Block kann sogar eine andere Seite sein, wodurch du von dem Dashboard zu einer Unterseite verlinken kannst. 

Mit einem Slash oder wenn du mit der Maus auf das Plus-Icon gehst, kannst du einen Bocktypen auswählen und auf deiner Seite hinzufügen. Für einen Text kannst du auch einfach mit dem Eintippen beginnen. Für einige Blöcke gibt es auch Shortcuts. Z.B. wenn du eine Überschrift machen möchtest, setze einfach am Anfang ein Hash bzw. eine Raute. Ein Hash sorgt für eine große Überschrift, zwei Hash für eine mittelgroße Überschrift und drei Hash ermöglicht dir eine kleine Überschrift. Auf diese Weise kannst du Blöcke in absteigender Reihenfolge sortieren. Unter der Überschrift kannst du nun alle Tätigkeiten festhalten, die du geplant hast. Das kann eine Einkaufsliste für dich privat sein, aber auch eine Auflistung über deine anfallenden, beruflichen Aufgaben. Jede einzelne Aufgabe kann nun individuell von dir konfiguriert werden. Für die klassische To-Do Liste bietet sich zum Beispiel eine Checkbox an, die du nur anklicken musst, um eine Aufgabe als erledigt zu markieren. Natürlich hast du auch hier die Option, das Dashboard mit anderen Teammitgliedern zu synchronisieren, sodass jeder einen Überblick über die offenen und erledigten Aufgaben hat. Für Freelancer und Freiberufler bietet es sich auch an, gleich mehrere Dashboards zu erstellen, damit man die Aufgaben aller Bereiche gut sortiert überblicken kann.

Je nach Größe des Teams kann die Arbeit mit dem Dashboard aber auch recht schnell unübersichtlich werden. Auch hier hat Notion natürlich eine passende Lösung integriert. Mithilfe einer sogenannten Toggle List kannst du die Aufgaben in verschiedene Unterkategorien aufteilen, die bei Bedarf auf- oder zugeklappt werden können. Es erscheint ein Header, der sich aufklappen lässt. So kannst du zum Beispiel für Büro, Finanzen, Marketing, Produktion und viele weitere Unternehmens- oder Aufgabenbereiche eigene Bereich erstellen, wo du auch wieder die diversen Blöcke nutzen kannst. Die entsprechenden Mitarbeiter sehen dann auf den ersten Blick, welche Toggle List für ihren Arbeitsbereich relevant ist und müssen nicht erst durch eine lange Aufgabenliste scrollen.

Auch Fragen bzw. besonders hervorgehobene Infoboxen lassen sich in einen Block im Dashboard integrieren. Damit spart man vor allem im Team maßgeblich Zeit, denn man kann künftig auf Anrufe oder E-Mails verzichten. Dafür erstellst du einen sogenannten Callout-Block, den du mit „/callout“ integrieren kannst. Diese Fragen kannst du direkt mit einer Toggle List verbinden, sodass die zuständigen Mitarbeiter diese auf den ersten Blick sehen und beantworten können. Das Praktische dabei: Du störst deine Kollegen oder Mitarbeiter nicht mehr bei der täglichen Arbeit, da sie die Fragen dann beantworten können, wenn es ihnen gerade zeitlich gut passt. Dank individuell anpassbarer Symbole kannst du auch auf besonders dringliche Fragen hinweisen. Dafür steht dir schon eine Vielzahl an hinterlegten Emojis bereit, die du flexibel für die Gestaltung nutzen kannst.

Wenn du in einem Block auf Enter drückst, öffnet sich ein neuer Block. Möchtest du aber in dem Block bleiben und dort nur in einer neuen Zeile weiter machen, dann musst du Enter und Shift gleichzeitig drücken. 

Die erstellten Blöcke in deinem Dashboard lassen sich auch in eine eigene Seite verwandeln. Klicke dazu auf die sechs kleinen Punkte und wähle die Option „Turn into Page“ aus. Im Anschluss verwandelt sich der Block in eine feste Unterseite, die angeklickt und mit weiteren Inhalten gefüllt werden kann. Auch auf der Page selbst hast du wieder die Möglichkeit, einzelne Blöcke zu erstellen und diese übersichtlich anzuordnen. Dies bietet sich zum Beispiel für feste Datensätze an, die nicht ständig verändert werden sollen – also zum Beispiel generelle Arbeitsanweisungen. So kannst du von deinem Dashboard aus auf verschiedene Seiten verlinken. In der Navigation am linken Rand siehst du die Struktur und Ordnung deiner Seiten und kannst schnell auf alle zugreifen.

Das Dashboard lässt sich auch optisch an die eigenen Vorstellungen anpassen. Grundsätzlich setzt Notion auf einen sehr puristischen Stil, der gebündelt alle Funktionen anzeigt. Jedes Dashboard lässt sich aber auch optisch an die eigenen Wünsche anpassen. Hier bietet sich zum Beispiel ein Icon an, das du oberhalb der Hauptüberschrift festlegen kannst. Auch hier steht dir wieder eine große Auswahl vorgefertigter Icons zur Verfügung, auf Wunsch kannst du aber auch ein eigenes Design hochladen. Selbiges gilt auch für das Cover, das im oberen Bereich deines Dashboards erscheint. Dazu klickst du einfach zunächst auf „Add Cover“ und im Anschluss auf „Change Cover“. Auch hier findest du eine große Auswahl ansprechender Cover, aber du hast auf dem Button „Upload“ die zusätzliche Möglichkeit, ein eigenes Design hochzuladen. Die Position kannst du ebenfalls so anpassen, wie du es dir vorstellst.

Die Überschriften und Texte der einzelnen Blöcke lassen sich natürlich ebenfalls optisch anpassen. Markiere dazu einfach die entsprechenden Textbereiche und wähle im Anschluss aus, ob du diese fett markiert, unterstrichen oder sogar farblich hervorgehoben darstellen möchtest. Bei der farblichen Gestaltung der Textblöcke kannst du entweder die Schrift selbst bunt einfärben oder einen farblichen Hintergrund für schöne Kontraste einfügen. Zudem kannst du hier Personen, aus deinem Team, bestimmte Seiten oder ein Datum taggen.

Zudem kann jeder einzelne Block über die 6 Punkte auch von allen Personen, die Zugriff auf das Dashboard oder die Seite haben, kommentiert werden. 

Für ein übersichtlicheres Design kannst du die einzelnen Textblöcke natürlich nicht nur untereinander einfügen, sondern auch nebeneinander. Halte dafür bei dem ausgewählten Block die 6 Punkte gedrückt und ziehe ihn an die Stelle, an der du ihn positionieren möchtest. Die Breite der Spalten lässt sich ebenfalls individuell anpassen. 

Für eine umfassende Übersicht über all die Blöcke, die du in Notion benutzen kannst, klicke wie gesagt einfach auf das Plus-Icon bei einem neuen Block. Hier hast du die umfassenden Auswahlmöglichkeiten direkt auf einen Blick. So hast du jederzeit die Möglichkeit, dein Dashboard individuell nach deinen Wünschen und Vorstellungen zu gestalten. Mit einigen praktischen Widgets lassen sich auch viele Informationen aus anderen Quellen einbinden, zum Beispiel die aktuellen Nachrichten via RSS-Feed oder die neusten Twitter Beiträge von für dich relevanten Personen.

Wie bei dem Dashboard gezeigt lassen sich natürlich auch die Unterseiten mit Blöcken gestalten. Hier kannst du alle wichtigen Dokumente und Informationen hinterlegen und Notizen schreiben. Egal ob das erstellte Grafiken, Texte oder Tabellen sind. Natürlich hast du auch hier die Möglichkeit, diese Daten mit denen Teammitgliedern zu synchronisieren, sodass jeder Zugriff auf deine Dateien hat. Das moderne Design und die Möglichkeit, individuelle Formate zu erstellen, spielen hier eine wichtige Rolle, denn du kannst die verschiedenen Bereiche genau nach deinen Vorstellungen anpassen und so die perfekte Ordnung für dich schaffen. Die angelegten Notizen sind damit nicht nur eine leere und unauffällige Datei, sondern können auch in direkter Kombination mit Kalendereinträgen, Erinnerungen oder einigen Tabellen genutzt werden.

Natürlich bietet Notion noch viele weitere Funktionen, die wir uns vielleicht in einem weiteren Video anschauen können.