Apps für mehr Produktivität im Homeoffice!

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Es gibt einige Apps und digitale Tools die deine Produktivität vor allem auch im Homeoffice deutlich steigern können. Wir schauen uns in diesem Beitrag an, wie du deine Arbeitsorganisation, deine Kommunikation mit Teams und deine Konzentration verbesserst. Damit wird Zusammenarbeit aus der Ferne gar kein Problem und du kannst von überall gute Arbeit leisten, ohne Zeit zu verschwenden. Unterstützt wird diese Beitrag von awork.

1 Organisation

Ganz wichtig für die Produktivität ist, organisiert zu sein, damit du immer weißt wann welche To-Dos zu erledigen sind. So vermeidest du es ständig zwischen Aufgaben zu wechseln und nirgendwo so richtig voranzukommen. Einfache To-Do-Listen reichen spätestens dann nicht mehr aus, wenn du an verschiedenen Projekten und zusammen mit einem Team arbeitest.

Mit dem Projektmanagement-Tool awork kannst du deine Arbeit sehr gut organisieren und smart mit deinem Team zusammenarbeiten, sodass ihr gemeinsam produktiver werden könnt. Du kannst verschiedene Projekte anlegen. Es können Personen, Deadlines und Aufgaben hinzugefügt werden. Alle beteiligten Personen können projektbezogen kommunizieren, wobei man auch bestimmte Personen taggen kann. Diese Kommentare erscheinen dann hier zusammen mit anderen Projektupdates. Wenn du mit der Planung des Projektes fertig bist, kann der Status zu „Läuft“ geändert werden.

Das alles kannst du auch auf der Aufgaben-Ebene machen. Auch der Status kann geupdated werden, sodass alle im Team sehen können, welche Aufgaben noch offen, in Arbeit oder erledigt sind. Deine Aufgabenliste kann auch nach Deadline und anderen Kriterien sortiert werden, sodass du immer den Überblick behältst.

awork hat zudem eine integrierte Zeiterfassung, sodass schnell der Arbeitsaufwand für bestimmte Projekte oder Aufgaben getrackt werden kann.

Mit der übersichtlichen und einfach zu bedienenden App kannst du also jederzeit auch unterwegs alle Projekte und Aufgaben managen und mit deinem Team einfach kommunizieren. Alle sind informiert und up to date was den Fortschritt angeht, z.B. auch durch wichtige Push-Benachrichtigungen.

Außerdem kannst du am Computer über die Webseite auch auf alles zugreifen und hast weitere Möglichkeiten. Z.B. kannst du die Aufgaben eines Projektes neben der Listen-Ansicht auch in agilen Kanban-Boards verwalten oder für die zeitliche Abstimmung auch zu einer visuellen Timeline wechseln. Zudem bekommst du smarte Benachrichtigungen auch per Email, wenn es z.B. wichtige Neuigkeiten gibt oder wenn du die Zeiterfassung vergessen hast.

awork ist eine DSGVO konforme Alternative aus Deutschland. Du kannst es kostenlos über diesen Link testen.

2 Kommunikation

Auch wenn man nicht gemeinsam in einem Büro sitzt, kann man sich mit digitalen Tools sehr gut verbinden. Bei der Kommunikation in Teams kommt oft der Messenger Slack zum Einsatz. Unterhaltungen finden in verschiedenen Channels statt, die organisiert nach Themen, Projekten oder Teams sind. Zudem gibt es einige weitere Tools und Integrationen, die den Workflow in Teams vereinfachen. 

Alternativ kann man sich hier Microsoft Teams anschauen, wenn man viel mit Microsoft Office arbeitet oder Hangouts Chat, wenn viel die Google Tools benutzt werden. Eine weitere gute Alternative ist hier auch Discord, obwohl es eher aus dem Gaming Bereich kommt. Es ist ähnlich aufgebaut wie Slack, du kannst Sprachchats mit mehreren Leuten führen und es kann über die App ein Livestream vom Bildschirm oder einer bestimmten Anwendung gezeigt werden.

Das gerade vorgestellte Projektmanagement-Tool awork kann sowohl mit Slack als auch mit Microsoft Teams verbunden werden.

Mit diesen Kommunikations-Apps kann man zwar auch Anrufe machen, aber für größere Videokonferenzen bietet sich die App ZOOM an. Hier können sehr viele Leute gleichzeitig ganz einfach an einem Meeting teilnehmen und das mit sehr guter Ton- und Videoqualität.

3 Fokussiert arbeiten

Wenn man mit den Mitarbeitern verbunden und alles koordiniert ist, kann die tatsächliche Arbeit starten. Vor allem im Homeoffice ist es wichtige, dass du Ablenkungen vermeidest, um konzentriert arbeiten zu können.

Hier kann es z.B. helfen wenn du bei deinem Smartphone den Nicht-Stören-Modus aktivierst, wodurch du keine „Mitteilungen“ mehr bekommst. Zusätzlich kannst du noch bei iOS mit Bildschirmzeit oder bei Android mit Digital Wellbeing den Zugriff auf bestimmte Apps einschränken, sodass du z.B. in einem bestimmten Zeitraum nicht mehr Instagram oder andere Apps, die dich oft ablenken, öffnen kannst.

Bei Mac kannst du dir mal die selfcontrolapp.com anschauen, die bestimmte Webseiten blockieren kann oder die App Cold Turkey, die es auch für Windows gibt.

Wenn die Ablenkungsgefahren auf deinen Arbeitsgeräten beseitigt sind, kann die konzentrierte Arbeitsphase beginnen. Hier bietet sich z.B. die Pomodoro-Technik an, nach der du deine Arbeitszeit in 25-Minuten Abschnitte einteilst und danach jeweils ein kurze Pause machst. Sehr gut ist hier z.B. der Fokus und Work Mode in der App Tide. Zudem können für einige auch Work- und Konzentrationsplaylisten in den diversen Musikstreaming-Apps hilfreich sein.

4 Dateien-Management

Beim Arbeiten muss man oft Dateien wie Dokumente, Tabellen oder Präsentationen bearbeiten und austauschen. Hier bietet sich ein Cloud Dienst wie beispielsweise Google Drive an. In der kostenlosen Version bekommst du 15 GB Speicherplatz und kannst diverse Dateien für andere Personen bereitstellen. Zudem lässt sich mit den Tools Docs, Tabellen und Präsentationen online und synchron mit anderen Personen an Dokumenten arbeiten.

Wenn du nur mal schnell eine Datei teilen möchtest bietet sich WeTransfer an. Hier kannst du ganz einfach, ohne Registrierung und kostenlos auch große Dateien verschicken. Du musst nur die Email des Empfängers kennen oder kannst es über einen Link teilen.

Außerdem noch sehr praktisch kann die Software TeamViewer sein. Damit kannst du von zu Hause aus oder unterwegs auf dein Arbeitsrechner im Büro zugreifen. Du kannst aus der Ferne die Anwendungen benutzen und Dateien abrufen. Zudem kannst du einem Mitarbeiter aus der Ferne Zugriff auf dein Gerät geben und er kann dir live bei einem bestimmte Problem helfen.